Google Drive bietet keine native Funktionalität zum Passwortschutz von Dateien und Dokumenten, einschließlich PDF-Dateien, Google Docs und Tabellenkalkulationen. Benutzer haben auch nicht die Möglichkeit, einen Google Drive-Ordner mit einem Passwort zu schützen. Gott sei Dank, Amit Agarwal, hat ein Google Developer Expert eine „PDF-Toolbox“ erstellt, um diese gewisse Einschränkung zu überwinden.
PDF Toolbox ist ein Add-On für Google Drive, mit dem Benutzer PDFs und Google-Dokumenten mit einem Passwortschutz versehen können. Mit der App können Sie auch Passwörter aus PDF mit Google Drive entschlüsseln oder entfernen. Dank PDF Toolbox müssen Sie jetzt nicht erst eine Datei auf Ihren Computer herunterladen, um sie mit einem speziellen Programm zu verschlüsseln oder zu entschlüsseln. Sie können Ihre Dokumente einfach über die Benutzeroberfläche von Google Drive schützen. Neben der Verschlüsselung können Sie Einschränkungen für das Drucken und Kommentieren einer PDF-Datei hinzufügen.
Der einzige Nachteil ist, dass die PDF-Toolbox native Google-Dokumente wie Google Docs, Sheets und Google Slides vor der Verschlüsselung in PDF konvertieren muss. Wenn Sie hauptsächlich mit PDFs arbeiten, sollten Sie sich keine Sorgen machen, das native Dateiformat zu verlieren.
HINWEIS: Sie können keine PDF-Dateien oder Google-Dateien mit mehr als 10 MB auswählen, da Google Drive eine Dateigröße von 10 MB vorschreibt.
Sehen wir uns nun an, wie Sie eine PDF-, Excel-Datei oder ein Google Docs-Dokument in Google Drive mit der PDF Toolbox mit einem Passwort schützen können.
So verschlüsseln Sie PDF-Dateien in Google Drive
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine PDF-Datei in Google Drive mit einem Passwort zu schützen.
- Installieren Sie das PDF Toolbox-Add-on und erteilen Sie ihm die erforderliche Berechtigung.
- Wählen Sie ein Google-Konto und klicken Sie auf "Zulassen", damit die PDF-Toolbox auf Ihre Google Drive-Dateien zugreifen kann.
- Nach der Installation wird die PDF-Toolbox zur Seitenleiste von Drive hinzugefügt. Wenn Sie die Seitenleiste nicht sehen können, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Seitenbereich öffnen" in der unteren rechten Ecke.
- Wählen Sie zum Verschlüsseln eine PDF-Datei oder ein Google-Dokument in Google Drive aus und klicken Sie in der Seitenleiste auf das Symbol „PDF-Toolbox“.
- Klicken Sie auf „Autorisieren“, um den Zugriff auf die ausgewählte Datei zu gewähren. Sie müssen jedes Mal autorisieren, wenn Sie eine Datei ver- oder entschlüsseln möchten.
- Erweitern Sie nun den Abschnitt „PDF verschlüsseln“. Geben Sie den Namen der Ausgabedatei ein, geben Sie ein Passwort ein und wählen Sie aus, ob Sie das Drucken und Kommentieren der verschlüsselten Datei zulassen möchten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verschlüsseln“, um Ihr PDF mit einem Passwortschutz zu versehen.
Sobald die Datei verschlüsselt ist, wird sie automatisch als separate Datei in Ihrem Google Drive-Verzeichnis gespeichert. Öffnen Sie die Datei und zum Öffnen ist nun ein Passwort erforderlich. In der Zwischenzeit können Sie die geschützte Datei auch herunterladen oder die Datei direkt als Anhang an die gewünschte Person mailen.
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So entfernen Sie das Passwort aus dem PDF in Google Drive
Um ein PDF in Google Drive zu entsperren, sind die Schritte ähnlich.
- Wählen Sie in Google Drive ein passwortgeschütztes PDF aus und öffnen Sie die App „PDF-Toolbox“ in der Seitenleiste.
- Autorisieren Sie PDF Toolbox für den Zugriff auf die verschlüsselte Datei.
- Erweitern Sie den Abschnitt „PDF entschlüsseln“ und geben Sie das Passwort ein, das Sie zuvor zum Sperren der PDF-Datei verwendet haben.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Entschlüsseln“ und alle PDF-Einschränkungen werden entfernt, wenn das Passwort korrekt ist.
- Die entsperrte PDF-Datei (ohne Passwortschutz) wird als neue Datei in Ihr Drive hochgeladen.
So sperren Sie die Google Drive-App auf dem iPhone
Es ist nicht möglich, eine Datei oder einen Ordner in der Google Drive-App auf dem iPhone oder iPad mit einem Passwort zu schützen. Sie können Google Drive jedoch mit Face ID oder Touch ID auf Ihrem iOS-Gerät sichern. Auf diese Weise können Sie den unbefugten Zugriff auf die Google Drive-App auf Ihrem iPhone verhindern.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Google Drive auf dem iPhone und iPad zu sperren.
- Stellen Sie sicher, dass die Google Drive-App auf die neueste Version aktualisiert ist. [Verweisen: Aktualisieren von Apps auf iOS 14]
- Öffnen Sie die Google Drive-App und tippen Sie oben links auf die Menüschaltfläche (Hamburger-Symbol).
- Tippen Sie auf Einstellungen > Datenschutzbildschirm.
- Aktivieren Sie die Umschalttaste neben "Datenschutzbildschirm".
- Tippen Sie auf die Option „Authentifizierung erforderlich“ und wählen Sie „Sofort“, wenn Drive sofort gesperrt werden soll, nachdem Sie zu einer anderen App gewechselt haben.
Die Google Drive-App erfordert jetzt bei jedem Zugriff eine Face ID- oder Touch ID-Authentifizierung.
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